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專業的活動公司教你大型企業年會策劃全流程
瀚宇公關 2019-10-18 136

策劃企業的年會,一般是行政或者是策劃小組的工作難點。特別是幾百人乃至幾千的大型年會,更是難搞。主題?形式?準備什么物料?流程要弄什么?場地要選哪里?小到物料,大到搭建,一切瑣碎事情都需要親力親為才能做好。如何將年會策劃的流程捋順捋直,看完這篇文章,并且收藏,年會什么的通通不在話下嘻嘻~

總體流程分為:評估預算---確定形式---確定主題---確定時間地點---年會流程---禮儀演藝--場地布置---彩排


1.評估預算

預算是撐起一場活動最重要的東西,無論自己做年會還是交給專業的活動公司,都要與領導確認預算。這樣到后面每一個環節的費用就會有大概的價格估量,也不至于亂花錢。整場年會下來的費用會在場地租借、大屏、燈光、音響等設備租借、美陳設計、美陳制作、攝影攝像、禮儀演藝、美陳物料,有涉及頒獎時需要準備獎品獎杯,花藝、食宿、交通等等。


2.確定形式

活動的類型很多,形式也是因人、因活而異,年會更是如此。是酒會晚宴式還是明星演唱會式,還是在戶外的素質拓展。年會最終的目的都是能夠做好這一年的總結,對下一年有更好的發展等期許,以及能夠讓員工們拉近距離,更愛這個企業。那針對不同年會意義目的和公司風格,就需要確定哪一種形式。

3.確定主題

主題確定一般是結合年會形式和年會風格以及意義和目的來確定,主題是一場活動的靈魂,年會的其他項目都會圍繞著這一主題去進行,一個好的主題,是年會成功與否的關鍵。它就好像一句精煉的廣告詞,過個一兩年以后大家可能已經不再記得年會內容,但那句精典的“廣告詞”還記憶猶新。如何擬定主題可根據公司文化、企業背景、公司愿景等方面入手,擬一句意義非凡的“廣告詞”,彰顯公司內含。補充一句,在確定主題的同時可以把年會布置的主體色系確定下來,這樣對后面的場地布置有很大的幫助。一般年會的主題有:“保持佳績,再創輝煌”“心·新”“超越 蝶變 升華”“磨練 聚變”等等等等。。


4.確定時間地點

這一點也屬于年會的概況,只有確定主線,所有年會工作才能夠如期舉行。與上級確定好時間,考慮確定的時間是否有無與業務沖突及其他情況。確定完時間,再根據人數和規模尋找本地的場地,從小到大,如酒店小型、大型的宴會廳、體育館、會展中心、綜藝館等等。


5.確定年會流程

這個也是全程重點,除了美陳設計,就屬流程內容修改了的最多了,特別是流程較多的情況,想要把所有流程都貫穿到當晚的年會當中,確實是有很多需要調整的,由于策劃小組意見不同,很多情況下就會出現變數,刪減或者增加流程,都會有可能增加費用。因此在流程確定下來之后,就盡可能的保持不變。這樣也會方便接下來的所有工作。一般年會的流程分有:演講+頒獎+表演+游戲互動(抽獎)。

從開始到結束流程一般是:觀眾進場-開場秀-主持人開場-紅毯秀-董事長致辭-頒獎-員工分享-晚宴/午宴--演藝表演-游戲互動(抽獎)-表演--抽獎--表演,一般在表演的時候,就會開始進餐了。


6.禮儀演藝

禮儀是一場活動的門面,特別是有領導在的活動,更需要禮儀,專業的禮儀不僅僅是體現在外在,還有由內而外散發出來的氣質和禮儀知識。在迎賓、簽到、引領、頒獎等環節都需要用到禮儀小姐。不同場合對禮儀也會有不同的要求,如妝發、服裝等。

演藝,一般年會的演藝由公司自己員工負責,這時候就要確定集中演藝類型,是唱歌、跳舞、小品、朗誦還是其他類型,在節目編排的周期中,除去時間的把控,同時也要保證節目的質量。但也有一些公司的演藝全部外請專業的表演人員進行表演,這樣省時省事,但就會少了同事之間的互動。因此還是需要策劃小組綜合考慮。一些超過幾千人的年會,還會邀請到明星駐場,這種方式也能夠為企業做一個有力的背書,同時也是讓員工享受到的福利,聽一場免費的演唱會,與明星近距離接觸等等。



7.場地布置

這一塊在策劃之時就需要結合場地的平面圖進行3d制作,炫出理想的場地布置圖,這樣到場之后就能夠根據3d圖,平面圖進行施工布置,以及大屏燈光音響等硬件設備的擺放。除去這些,還有一些花藝、氣球等軟裝布置在整場活動中也是起到了很重要的氛圍渲染的作用。

8.彩排

場地布置完之后,流程復雜的需要在開場的6個小時前進行彩排,包括設備調試,演員走位,對燈光、音響以及led屏,精確到在每一個節目甚至在節目的某一個點需要用到哪一種燈光,哪一首歌曲,led又應該是亮的還是暗的,還是播放哪一個畫面。彩排需要制作彩排流程表,節目表演多、頒獎人數多的情況下,需要進行二次彩排。流程簡單的話在開場前2-3小時前走一遍流程,包括設備調試、演員定位即可。

9.執行人員安排


最后是人員的安排,在一場活動當中,執行人員的安排是非常重要的,分工合作,各司其職,做好每一個環節和每一個崗位的工作。最好在前期就能出一個執行人員分配表格,交代好相關該做的工作,將工作要求落到實處。如:



以上各個流程把控,希望能夠對你有所幫助啦~



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