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最全大型會議接待方案流程,請務必收藏
瀚宇公關 2019-08-14 159

接待,是任何活動都非常常見的,特別是會議接待,有領導有嘉賓時,接待工作更是顯得非常重要和謹慎。這里的接待工作就只是日常我們平時接觸到的會議活動接觸到的接待工作進行細分。

1. 主要接待內容:包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面

2. 車輛接送:遇到領導嘉賓從外地過來時,我們需要安排車輛接送,這時候我們要安排好接待名單、接待車輛,什么領導上幾號車,地點又是在哪里?是一人一車還是可以拼車。

3. 接待日程安排:做好接待工作的日程安排,例如接完領導嘉賓到達目的地后,我們又應該做什么工作。

一、會前準備工作

1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3、印刷會議日程,編排好會議程序,制定注意事項。

4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場布置、會場布置要充分體現會議氣氛。(1)懸掛會標、徽記、旗幟登。(2)設置主席臺,落實主席臺領導,安排座次,設置發言席,拜訪席簽、話筒,并保證音響效果。(3)確定會議桌擺放形式,明確劃分分會場區域,并使與會者明確。

(4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。(5)擺放適宜花卉。

7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。

8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會務組織與服務工作

1、會務人員提前1小時到達會場,反復檢查會場準備情況。

2、搞好會議簽到、材料分發。

3、落實主席臺領導、發言人是否到齊。

4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘,關閉會場大門,與會人員入座就緒,無關人員離開會場;開會期間關閉手機,一般不允許找人,無關人員不準進入會場。

6、做好會議記錄,寫好會議簡報。7、組織照相。8、為與會人員預訂車、船、機票等。

三、會議善后工作

1、會議結束后,要檢查會場,帶回剩余材料、席簽等。2、組織送站。根據與會人員離會時間,提前安排車輛、送站人員等。3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。4、做好會議報道工作。


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